Dijital Ziyaretçi Yönetim Sistemi: Tablet Ziyaretçi Kayıt Yazılımı, Dijital Ziyaretçi Defteri ve KVKK

Şirket, fabrika veya holding girişinde ziyaretçi kaydı hâlâ çoğu yerde kâğıt defterle tutulur. Defter okunaksız yazılır, geçmiş kayıtlar zor bulunur ve bir ziyaretçi bir öncekinin bilgilerini görür. Dijital ziyaretçi yönetim sistemi, bu süreci tablet veya bilgisayara taşır: ziyaretçi kendi bilgilerini girer, fotoğrafını çeker, imzalar; kayıt güvenliğe düşer ve görüşülecek kişiye iletilir. Bu rehberde tablet ziyaretçi kayıt yazılımı seçerken nelere bakmanız gerektiğini, dijital ziyaretçi defterinin kâğıt defterden farkını, KVKK ve ziyaretçi rıza metni konusunu ve Gate Enter'ın nasıl çalıştığını anlatıyoruz.

Dijital ziyaretçi yönetim sistemi nedir?

Dijital ziyaretçi yönetim sistemi, girişteki ziyaretçi kaydını kâğıt defter yerine yazılımla yapan çözümdür. Elektronik ziyaretçi karşılama sistemi olarak da aranır. Tipik bir akışta ziyaretçi bilgilerini kendisi doldurur, fotoğrafı çekilir, metni onaylar ve imza atar; kayıt güvenlik görevlisinin ekranına gelir, görevli onaylar ve görüşülecek kişi bilgilendirilir. Kayıtlar tek bir yerde saklandığı için geçmişe dönük arama da kolaylaşır.

Kâğıt ziyaretçi defterinin sorunları ve dijital ziyaretçi defteri

• Okunaksız ve eksik kayıt: Acele yazılan isim ve telefonlar sonradan işe yaramaz.
• Gizlilik: Aynı sayfada herkes diğerlerinin bilgilerini görür.
• Arama zorluğu: Geçen ay kimin geldiğini bulmak için sayfalarca defter karıştırılır.
• Doğrulama yok: Kaydın o kişiye ait olduğunu gösteren fotoğraf veya imza genelde yoktur.
• Güvenlik görevlisinin yükü: Her ziyaretçiyi görevli yazar, kuyruk oluşur.

Dijital ziyaretçi defteri bu sorunların hepsini giderir: kayıt okunaklıdır, fotoğraf ve imza içerir, arama yapılabilir ve ziyaretçiler birbirinin bilgisini görmez.

Tablet ziyaretçi kayıt yazılımında olması gerekenler

1. Ziyaretçinin kendi doldurduğu form: Tablet veya bilgisayarda, okunaklı ve eksiksiz.
2. Portre fotoğrafı: Kaydın kime ait olduğunu net gösterir.
3. Rıza ve aydınlatma metninin onayı: Ziyaretçi metni okuyup onaylamadan kayıt tamamlanmamalı.
4. İmza: Ziyaretçinin başvuruyu onayladığını belgeler.
5. Güvenlik onayı: Güvenlik görevlisi kaydı görüp onaylayabilmeli.
6. Görüşülecek kişiye bildirim: Ziyaretçi geldiğinde ilgili kişiye e-posta gitmeli.
7. Kayıtların saklanması ve otomatik silinmesi: Belgeler ve kayıtlar veri tabanında tutulmalı, sonradan bulunabilmeli ve saklama süresi dolunca otomatik silinebilmeli.

Gate Enter nasıl çalışır?

Gate Enter, ziyaretçi kayıt ve parmakla dijital imza yazılımıdır. Bir güvenlik ziyaretçi kayıt programı olarak akış şöyledir:

1. Ziyaretçi rıza metnini okuyup onaylar.
2. Bilgilerini tablet veya bilgisayar üzerinde kendisi doldurur.
3. Kendi fotoğrafını çeker.
4. Giriş başvurusunu parmağıyla imzalar.
5. Başvuru, portre fotoğrafı, rıza metni, bilgiler ve imzayı içeren bir PDF olarak güvenliğin önüne düşer.
6. Güvenlik onaylayınca form, görüşülecek kişiye e-posta olarak iletilir.
7. Belgeler ve kayıtlar veri tabanında saklanır. Kayıtların ne kadar süre sonra veri tabanından otomatik silineceği ayarlanabilir.

Fabrika ziyaretçi kayıt sistemi veya holding ziyaretçi yönetim programı ararken bu akış, çok sayıda ziyaretçi gelen ve kapıda güvenlik görevlisi bulunan yerler için uygundur. Satın almadan önce ürün sayfasındaki DOWNLOAD düğmesiyle demo sürümü indirip kendi girişinizde deneyebilirsiniz; satın alma sonrası lisans anahtarınız e-posta ile teslim edilir. Yazılımla ilgili sorun yaşarsanız ücret iadesini garanti ediyoruz (Money Back Guarantee).

KVKK uyumlu ziyaretçi giriş sistemi ve rıza metni

Ziyaretçinin adı, telefonu, fotoğrafı ve imzası kişisel veridir; bu yüzden ziyaretçi kaydı tutan her kurum KVKK kapsamında sorumluluk taşır. Gate Enter, KVKK yükümlülüklerinin uygulanmasında kullanılmaktadır: ziyaretçi kişisel verilerin korunması rıza metnini okuyup onaylar, onay imzasıyla belgelenir ve kayıtlar veri tabanında saklanır; kayıtların ne kadar süre sonra otomatik silineceğini de ayarlayabilirsiniz. Böylece rıza metni yazılımı olarak hem ziyaretçiyi bilgilendirmiş hem de bunun kaydını tutmuş olursunuz.

Ancak şunu net söyleyelim: "KVKK uyumlu ziyaretçi giriş sistemi" diye tek başına bir yazılım uyumu garanti edemez. Uyum, kurumun süreçleriyle sağlanır. Yazılım seçerken ve kurarken şunlara bakın:

• Aydınlatma ve rıza metni: Metni kurumunuza göre hazırlayın; hangi işleme amacı için açık rıza, hangisi için aydınlatma yeterli, bunu hukuk danışmanınızla belirleyin.
• Veri minimizasyonu: Yalnızca gerçekten ihtiyacınız olan bilgileri toplayın.
• Saklama süresi: Kayıtların ne kadar süre tutulacağını önceden belirleyin. Gate Enter'da kayıtların ne kadar süre sonra veri tabanından otomatik silineceği ayarlanabilir.
• Erişim: Kayıtlara kimlerin erişebileceğini sınırlayın.
• Yazılım firmasıyla ilişki ve VERBİS: Veri işleme rollerini ve VERBİS kayıt yükümlülüğünüzü güncel mevzuattan kontrol edin.

Not: Kişisel veri işleme kuralları kuruma ve sektöre göre değişir. Bu yazı hukuki danışmanlık değildir.

Seçmeden önce kendinize sorun

• Kaç ziyaretçi geliyor ve girişte güvenlik görevlisi var mı?
• Ziyaretçi bilgileri hangi cihazla alınacak (tablet mi bilgisayar mı)? Cihaz uyumluluğunu demoda doğrulayın.
• Rıza veya gizlilik metninizin programda nasıl gösterileceğini öğrenin.
• Kayıtlar nerede ve ne kadar süre saklanacak? (Gate Enter'da otomatik silme süresi ayarlanabilir.)

Sık sorulan sorular

Dijital ziyaretçi yönetim sistemi ne işe yarar? Kâğıt defter yerine ziyaretçi kaydını fotoğraf, imza ve onay akışıyla dijital olarak tutar.

Tablet ziyaretçi kayıt yazılımında ziyaretçi neyi kendisi yapar? Rıza metnini onaylar, bilgilerini doldurur, fotoğrafını çeker ve parmağıyla imzalar.

Güvenlik kaydı nasıl görür? Başvuru güvenlik görevlisinin önüne düşer; görevli onaylayınca form görüşülecek kişiye e-postayla iletilir.

Kayıtlar saklanıyor mu, otomatik silinir mi? Evet, belgeler ve kayıtlar veri tabanında saklanır; ne kadar süre sonra otomatik silineceği ayarlanabilir.

KVKK uyumlu mu? Gate Enter rıza metni onayı ve kayıt tutma ihtiyacında kullanılır; ancak KVKK uyumu yazılımın tek başına sağlayabileceği bir şey değildir, kurumun süreçlerine bağlıdır.

İlgili yazılar ve programlar

• Kâğıt ziyaretçi defterinden dijital ziyaretçi kaydına geçiş rehberi
• Mail PST Splitter - büyük Outlook PST dosyalarını bölün.
• Outlook Randevu Listeleyicisi - tüm randevuları tek listede görün.