Kâğıt Ziyaretçi Defterinden Dijital Ziyaretçi Kaydına Geçiş Rehberi
Şirket, site, fabrika ve iş yeri girişlerinde ziyaretçi kaydı hâlâ çoğu yerde kâğıt defterle tutulur. Defter ucuz görünür ama yazı okunmaz, bilgiler eksik kalır, geçmiş kayıtlara ulaşmak zordur ve her ziyaretçinin bilgileri bir sonrakinin gözünün önündedir. Bu rehberde dijital ziyaretçi kaydına geçişte nelere dikkat edeceğinizi anlatıyoruz.
Kâğıt ziyaretçi defterinin sorunları
- Okunaksız ve eksik kayıt: Acele yazılan isimler ve telefonlar sonradan işe yaramaz.
- Gizlilik: Aynı sayfada herkes diğerlerinin adını, firmasını ve telefonunu görür.
- Arama zorluğu: Geçen ay kimin geldiğini bulmak için sayfalarca defter karıştırılır.
- Doğrulama yok: Kaydın gerçekten o kişiye ait olduğunu gösteren fotoğraf veya imza genelde bulunmaz.
- Kapıdaki personelin yükü: Her ziyaretçiyi güvenlik görevlisi yazdırır, kuyruk oluşur.
Dijital ziyaretçi kaydında olması gerekenler
- Ziyaretçinin kendisinin doldurduğu form: Tablet veya bilgisayarda, okunaklı ve eksiksiz.
- Portre fotoğrafı: Kaydın kime ait olduğunu net gösterir.
- Gizlilik şartlarının okunup kabul edilmesi: Kişisel veri topladığınız için ziyaretçiye ne amaçla kullanılacağını bildiren bir metin sunmalısınız.
- İmza: Ziyaretçinin kaydı onayladığını belgeler.
- Düzenli saklama: Her kayıt tek bir dosyada, kolay bulunur durumda olmalı.
Not: Kişisel veri işleme (KVKK vb.) kuralları ülkeye ve kurumunuza göre değişir. Aydınlatma metninizi ve saklama sürelerinizi hukuk danışmanınızla belirleyin.
Gate Enter nasıl çalışır?
Gate Enter, ziyaretçi kayıt ve parmakla dijital imza yazılımıdır. Akış şöyledir:
- Ziyaretçinin portre fotoğrafı çekilir.
- Ziyaretçi bilgilerini tablet veya bilgisayar üzerinden kendisi doldurur.
- Ziyaretçi gizlilik şartlarını okur ve kabul eder.
- Ziyaretçi ekrana parmağıyla imza atar.
- Program; portre fotoğrafı, gizlilik şartları, ziyaretçi bilgileri ve imzayı içeren bir PDF hazırlar.
- Hazırlanan PDF güvenlik noktasına gönderilir.
Ürün sayfasındaki DOWNLOAD düğmesiyle demo sürümü indirip kendi girişinizde deneyebilirsiniz.
Geçiş için pratik öneriler
- Hangi bilgileri toplayacağınızı belirleyin: Gereğinden fazla veri istemeyin; ad, firma, kimi ziyaret ettiği gibi gerçekten ihtiyacınız olanlar yeterlidir.
- Gizlilik metninizi hazırlayın: Programda ziyaretçiye gösterilecek metin sizin kurumunuza uygun olmalıdır.
- Girişe bir tablet veya bilgisayar koyun ve ilk günlerde güvenlik görevlisinin ziyaretçiye yardım etmesini sağlayın.
- Kayıtların nerede ve ne kadar süre saklanacağını önceden belirleyin.
Sık sorulan sorular
Ziyaretçi nasıl imza atar? Tablet veya bilgisayar ekranına parmağıyla dijital imza atar.
Ziyaretçinin fotoğrafı da kaydedilir mi? Evet, portre fotoğrafı çekilir ve PDF'e eklenir.
PDF'te neler bulunur? Portre fotoğrafı, gizlilik şartları, ziyaretçi bilgileri ve imza.
PDF nereye gider? Güvenlik noktasına gönderilir.
Diğer programlarımız
- Mail PST Splitter - büyük Outlook PST dosyalarını bölün.
- Outlook Randevu Listeleyicisi - tüm randevuları tek listede görün.